Almanya vize başvurusu, VIDEX portalından doldurduğunuz formu iDATA başvuru merkezine şahsen teslim etmenizle başlar, biyometri veriniz alınarak devam eder ve dış temsilciliğin kararının ardından pasaportunuzun size ulaşmasıyla tamamlanır. Bu yazıda başvurunun bu operasyonel akışını, yani formu doldurmaktan pasaportu geri almaya kadar geçen her adımı anlatıyoruz.

Başvuru formunu VIDEX üzerinden doldurmak

Almanya vize başvuru formu, Alman Dışişleri Bakanlığının resmi çevrimiçi sistemi VIDEX üzerinden doldurulur. Form İngilizce veya Almanca dil seçenekleriyle sunulur ve tüm alanlar büyük harflerle, eksiksiz biçimde doldurulmalıdır.

Formu tamamladıktan sonra sistem size barkodlu bir çıktı üretir. Bu çıktının imza gerektiren sayfalarını (genellikle beşinci, altıncı ve yedinci sayfa) başvuru sahibinin kendi eliyle imzalaması gerekir, reşit değilse yasal velinin imzası da eklenir. Barkodlu ve imzalı bu form, başvuru dosyasının temelini oluşturur ve başvuru merkezine bu haliyle götürülür.

Form doldurma sırasında girdiğiniz bilgiler pasaportunuzdaki ve diğer belgelerinizdeki bilgilerle birebir uyuşmalıdır. Uçuş kodu, isim yazımı veya tarih formatı gibi küçük tutarsızlıklar dosyanın merkezde geri çevrilmesine yol açabilir, bu yüzden çıktıyı almadan önce her alanı bir kez daha kontrol etmekte fayda var.

VIDEX sistemi kaydınızı bir başvuru numarasıyla tutar, yani formu bir oturumda bitiremezseniz kaldığınız yerden devam edebilirsiniz. Formu merkeze gitmeden önce evde veya ofiste tamamlamanız, randevu gününde masada zaman kaybetmenizi önler. İsterseniz iDATA merkezinde ücretli form doldurma desteği de alabilirsiniz, ancak bu hizmet formun doğruluğunu değil yalnızca teknik doldurma işlemini kapsar, bilgilerin doğruluğundan yine başvuru sahibi sorumludur.

Doğru başvuru merkezini belirlemek

Almanya'nın Türkiye'deki vize işlemleri yalnızca iDATA aracılığıyla yürütülür, konsolosluk veya büyükelçilik başvuruyu doğrudan kabul etmez. Hangi iDATA ofisine gideceğiniz, ikamet ettiğiniz ile bağlı olduğu diplomatik temsilciliğe göre belirlenir: İstanbul Başkonsolosluğu yetki alanındaki iller İstanbul ve Bursa'daki merkezlere, İzmir Başkonsolosluğu yetki alanındaki iller İzmir ve Antalya'daki merkezlere, Ankara Büyükelçiliği yetki alanındaki iller ise Ankara, Trabzon ve Gaziantep'teki merkezlere yönlendirilir.

İkamet ettiğiniz şehrin yetki alanı dışındaki bir merkeze başvurmak mümkün değildir, bu yüzden randevu almadan önce hangi temsilciliğe bağlı olduğunuzu netleştirmek gerekir. Randevu sisteminin işleyişini, yoğunluk dönemlerini ve merkez seçimini Almanya vizesi yazı dizimizde daha ayrıntılı ele alıyoruz. Almanya'ya hangi vize türüyle başvurabileceğinizi merak ediyorsanız Almanya ülke sayfamıza göz atabilirsiniz.

Doksan günden uzun kalışlarda süreç nasıl farklılaşır?

Çalışma, aile birleşimi, üniversite eğitimi veya dil kursu gibi doksan günü aşan amaçlarla yapılan başvurular ulusal vize kapsamına girer ve randevu bu başvurular için ayrı bir sistemden alınır. Kısa süreli Schengen vizesinde iDATA'nın genel randevu hattı kullanılırken ulusal vizede randevu doğrudan ilgili temsilciliğin ulusal vize randevu sayfası üzerinden ayarlanır.

Randevu kanalı farklılaşsa da formun VIDEX üzerinden doldurulması, biyometrinin merkezde alınması ve pasaportun karar sonrası iDATA üzerinden iadesi gibi adımlar her iki başvuru türünde de aynı mantıkla işler. Hangi vize türüne başvurmanız gerektiğine karar vermediyseniz bu ayrımı netleştirmek, doğru randevu sistemine yönelmeniz açısından ilk adım olmalı.

Belgeleri merkeze teslim etmek

Randevu gününde iDATA merkezine imzalı VIDEX formu ve dosyanıza koyduğunuz belgelerle birlikte gidersiniz. Merkezdeki görevli önce dosyanın eksiksiz olup olmadığını kontrol eder, ardından iDATA'nın hizmet bedelini tahsil eder. Bu bedel konsolosluk harcından ayrıdır ve iDATA'nın başvuruyu işleme alma, form kontrolü ve pasaport iade hizmetleri karşılığında uyguladığı ücrettir. Turistik amaçlı kısa süreli seyahatlerde bu sürecin nasıl işlediğini Schengen turistik vize sayfamızda da anlatıyoruz.

Dosya teslim alındıktan sonra size bir başvuru alındı belgesi verilir. Bu belgenin üzerindeki barkod numarası, başvurunuzun ilerleyen aşamalarını takip edebilmeniz için gereklidir, bu yüzden başvuru süreci boyunca saklanmalıdır.

Dosyanızda eksik bir belge varsa görevli bunu teslim aşamasında size bildirir. Bazı durumlarda eksik belge sonradan tamamlanmak üzere kabul edilir, bazı durumlarda ise dosyanın tamamlanıp yeni bir randevuyla tekrar getirilmesi istenir. Hangi yolun izleneceği eksikliğin niteliğine ve merkezin o günkü uygulamasına göre değişir, bu yüzden dosyanızı teslim etmeden önce bir kez daha gözden geçirmeniz zaman kaybını azaltır.

Biyometrik veri alımı

Vize başvurusunun ayrılmaz bir parçası olan parmak izi ve biyometrik fotoğraf, evrak teslimiyle aynı randevuda, merkezdeki görevli tarafından alınır. Başvuru sahibinin bu aşamada bizzat merkezde bulunması zorunludur, biyometri için vekalet veya temsil kabul edilmez.

25 Eylül 2014 tarihinden sonra herhangi bir Schengen ülkesine parmak izi vererek başvuru yapmış kişilerin bu verisi beş yıl süreyle sistemde geçerli sayılır. Bu süre içinde yeni bir Schengen başvurusu yapılıyorsa merkez, önceki veriyi sorgulayarak yeniden parmak izi alma ihtiyacını değerlendirir. On iki yaşından küçük çocuklardan parmak izi alınmaz.

Pasaportun teslimi ve karar süreci

Biyometri ve dosya teslimi tamamlandıktan sonra pasaportunuz merkezde bırakılır ve dosyanız dış temsilciliğe iletilir. Kararı veren merci iDATA değil, ilgili Alman büyükelçiliği veya başkonsolosluğudur, iDATA yalnızca dosyanın taşınması ve iletişiminden sorumludur.

Schengen vize kuralları, başvurular hakkında standart olarak on beş takvim günü içinde karar verilmesini öngörür. Dosyanın ek inceleme gerektirdiği durumlarda bu süre otuz güne, istisnai hallerde altmış güne kadar uzayabilir. Karar süresi başvurudan başvuruya değişebildiği için güncel bekleme süreleri hakkında en doğru bilgiyi başvuru sırasında iDATA görevlisinden veya ilgili temsilciliğin resmi sayfasından almak gerekir.

Başvuru durumunu takip etmek

Dosyanız temsilcilikte incelenirken sürecinizi iDATA'nın başvuru takip sayfasından izleyebilirsiniz. Alındı belgenizdeki barkod numarasını ve doğum tarihinizi girerek dosyanızın hangi aşamada olduğunu, temsilciliğe ulaşıp ulaşmadığını ve karar verilip verilmediğini görebilirsiniz.

Bu takip ekranı aynı zamanda pasaportunuzun ne zaman kargoya verildiğini veya merkezde teslim almaya hazır hale geldiğini de gösterir. Karar açıklandıktan sonra pasaportunuzun durumu değişene kadar sayfayı düzenli kontrol etmeniz, teslim almak için gereksiz yere merkeze gitmenizin önüne geçer.

Pasaportu geri almak

Karar verildikten sonra pasaportunuz iDATA merkezine geri gönderilir. Buradan itibaren iki seçeneğiniz vardır: pasaportu şahsen merkezden teslim almak veya kayıt sırasında talep ettiğiniz kargo hizmetiyle adresinize gönderilmesini sağlamak. Kargo seçeneğini kullandıysanız gönderinin takibini de aynı sistem üzerinden yapabilirsiniz.

Vize onaylandıysa etiket doğrudan pasaportunuza yapıştırılmış olarak size ulaşır, bu yüzden pasaportu teslim aldığınızda vize etiketindeki tarihleri ve giriş sayısını kontrol etmeniz önerilir. Başvurunuz reddedildiyse pasaportunuzla birlikte ret gerekçesini içeren yazılı bir bildirim de teslim edilir.

Sık sorulan sorular

VIDEX formunu doldurmadan iDATA'ya randevu alabilir miyim?

Randevu almak için form şart değildir ancak merkeze gittiğinizde imzalı ve barkodlu VIDEX çıktısı olmadan dosyanız kabul edilmez. Formu randevu tarihinden önce doldurup çıktısını almanız sürecin merkezde uzamasını önler.

Biyometrim daha önce alınmışsa yeniden mi vermem gerekir?

Son beş yıl içinde herhangi bir Schengen ülkesine parmak izi vererek başvuru yaptıysanız merkez bu veriyi sorgulayabilir. Beş yıllık süre dolmuşsa veya sistemde kayıt bulunmuyorsa biyometri yeniden alınır.

Pasaportumu merkeze gitmeden alabilir miyim?

Evet, dosya teslimi sırasında kargo hizmetini talep ettiyseniz pasaportunuz karar sonrasında adresinize gönderilir ve gönderiyi iDATA'nın takip sistemi üzerinden izleyebilirsiniz. Bu talebi sonradan eklemek de mümkündür.

Başvurum reddedilirse pasaportum ne zaman elime geçer?

Ret kararı da onay kararıyla aynı süreçte işler, temsilcilik kararını verdikten sonra pasaportunuz gerekçe yazısıyla birlikte iDATA üzerinden size ulaştırılır. Ayrı bir bekleme süreci yoktur.

Ulusal vize başvurusunda da iDATA merkezine mi gidiyorum?

Evet, randevuyu ayrı bir sistemden alsanız da form teslimi, biyometri ve pasaport iadesi kısa süreli vizede olduğu gibi yine iDATA merkezleri üzerinden yürütülür. Randevu kanalı dışındaki adımlar iki başvuru türünde de aynı işler.

Bu adımların her birinde dosyanızın eksiksiz ve tutarlı olması, sürecin merkezde veya temsilcilikte takılmadan ilerlemesini sağlar. Dosyanızı göndermeden önce ekibimizle bir ön değerlendirme yapmak isterseniz WhatsApp üzerinden bize ulaşabilir veya ön değerlendirme formunu doldurabilirsiniz, bu görüşme sizi bağlamaz.