Belçika vize başvurusu, Belçika Dışişleri Bakanlığının çevrimiçi sistemi VisaOnWeb üzerinden doldurduğunuz formu VFS Global başvuru merkezine şahsen götürmenizle başlar, biyometri veriniz alınarak devam eder ve dış temsilciliğin kararının ardından pasaportunuzun size ulaşmasıyla tamamlanır. Bu yazıda başvurunun bu operasyonel akışını, yani formu doldurmaktan pasaportu geri almaya kadar geçen her adımı anlatıyoruz.

Başvuru formunu VisaOnWeb üzerinden doldurmak

Belçika vize başvuru formu, visaonweb.diplomatie.be adresindeki resmi sistem üzerinden doldurulur. Öncelikle adınız ve e-posta adresinizle bir hesap oluşturursunuz, ardından sistemin gönderdiği aktivasyon e-postasındaki bağlantıya tıklayarak şifrenizi belirlersiniz. Form İngilizce, Fransızca, Almanca veya Flamanca dillerinden biriyle doldurulur, bu diller dışında hazırlanan formlar kabul edilmez.

Formun ilk bölümleri kimlik ve pasaport bilgilerinizi, sonraki bölümleri ise mesleki durumunuzu kapsar. Çalışan başvuru sahipleri işvereninin bilgilerini, öğrenciler okuluna ait bilgileri, emekliler ise yalnızca emekli statülerini beyan eder. Sistem elektronik ortamda çalıştığı için girdiğiniz her bilginin pasaportunuzdaki ve diğer belgelerinizdeki verilerle birebir örtüşmesi gerekir, isim yazımı veya tarih formatındaki küçük bir tutarsızlık bile dosyanın merkezde geri çevrilmesine yol açabilir.

Formu tamamladığınızda sistem size barkodlu bir çıktı üretir. Bu çıktıyı başvuru sahibi kendi eliyle imzalamalıdır, ıslak imza şarttır ve imzasız formlar kabul edilmez. On sekiz yaşından küçük başvuru sahipleri için formun her iki ebeveyn veya yasal vasi tarafından imzalanması gerekir. Formu randevu gününden önce evde veya ofiste tamamlayıp çıktısını almanız, merkezde zaman kaybetmenizin önüne geçer.

VFS Global merkezine randevu almak

Belçika makamları, Türkiye'deki vize başvurularının tamamını VFS Global üzerinden yürütür, konsolosluk başvuruyu doğrudan kabul etmez. Randevu, visa.vfsglobal.com/tur/tr/bel adresi üzerinden alınır ve hangi merkeze başvurabileceğiniz ikamet ettiğiniz şehre göre belirlenir. Bu yazının kapsamı formun doldurulmasından pasaportun tesliminine kadar olan süreç olduğu için randevu sisteminin işleyişini, merkez seçimini ve yoğunluk dönemlerini Belçika vizesi yazı dizimizde ayrıca ele alıyoruz.

Randevu alırken VFS Global'in hizmet bedeli çevrimiçi olarak tahsil edilir, resmi konsolosluk harcı ise merkeze gittiğinizde ödenir. Bu iki ücret farklı kalemlerdir ve ayrı ayrı işlenir. Merkezde ayrıca kurye ile pasaport iadesi, fotoğraf çekimi veya fotokopi gibi isteğe bağlı ek hizmetler de sunulur, bunlar zorunlu değildir ve talep ettiğiniz ölçüde randevu sırasında veya dosya teslimi anında eklenir.

Belgeleri merkeze teslim etmek

Randevu gününde VFS Global merkezine randevu onayınız, imzalı VisaOnWeb formu ve dosyanıza koyduğunuz belgelerle birlikte gidersiniz. Randevu onayı olmadan merkeze girişe izin verilmez, bu yüzden onay e-postasını yazıcıdan çıktı olarak veya telefonunuzda görüntülenebilir biçimde yanınızda bulundurmanız gerekir. Görevli önce dosyanın eksiksiz olup olmadığını kontrol eder, ardından resmi harcı tahsil eder. Turistik amaçlı kısa süreli seyahatlerde bu sürecin genel çerçevesini Schengen turistik vize sayfamızda da anlatıyoruz.

Dosyanız teslim alındıktan sonra size bir alındı belgesi verilir. Bu belgedeki referans numarası, başvurunuzu sonraki aşamalarda takip edebilmeniz için gereklidir ve süreç boyunca saklanmalıdır. Dosyanızda eksik bir belge varsa görevli bunu teslim sırasında size bildirir, eksikliğin niteliğine göre dosya sonradan tamamlanmak üzere kabul edilebilir veya yeni bir randevuyla tekrar getirilmesi istenebilir.

Türkiye'de ikamet eden ancak Türk vatandaşı olmayan bazı başvuru sahipleri için merkeze şahsen gitmek yerine postayla başvuru yapma imkânı da tanınır. Bu yol istisnai bir prosedürdür ve kimlerin yararlanabileceği ile hangi belgelerin postayla gönderilebileceği VFS Global'in resmi sayfasında ayrıca açıklanır, bu yüzden durumunuzun bu kapsama girip girmediğini randevu almadan önce netleştirmeniz gerekir.

Biyometrik veri alımı

Parmak izi ve biyometrik fotoğraf, evrak teslimiyle aynı randevuda merkezdeki görevli tarafından alınır. Başvuru sahibinin bu aşamada bizzat merkezde bulunması zorunludur, biyometri için vekalet veya temsil kabul edilmez.

Yirmi beş Eylül iki bin on dört tarihinden sonra herhangi bir Schengen ülkesine parmak izi vererek başvuru yapmış kişilerin bu verisi beş yıl süreyle sistemde geçerli sayılır. Bu süre içinde yeni bir başvuru yapılıyorsa merkez önceki kaydı sorgulayarak yeniden parmak izi alma ihtiyacını değerlendirir. On iki yaşından küçük çocuklardan parmak izi alınmaz.

Biyometrik fotoğrafın da belirli teknik standartlara uyması gerekir, arka fon düz ve açık renkli olmalı, çekim son üç ay içinde yapılmış olmalıdır. Merkezde fotoğraf çekim hizmeti bulunur, ancak kendi fotoğrafınızı standartlara uygun biçimde önceden getirmeniz sürecin daha hızlı ilerlemesini sağlar.

Pasaportun teslimi ve karar süreci

Biyometri ve dosya teslimi tamamlandıktan sonra pasaportunuz merkezde bırakılır ve dosyanız Belçika'nın ilgili dış temsilciliğine iletilir. Kararı veren merci VFS Global değil, ilgili büyükelçilik veya başkonsolosluktur, VFS Global yalnızca dosyanın taşınması ve iletişiminden sorumludur.

Schengen kuralları, başvurular hakkında standart olarak on beş takvim günü içinde karar verilmesini öngörür. Dosyanın ek inceleme gerektirdiği durumlarda bu süre otuz güne, istisnai hallerde altmış güne kadar uzayabilir. Karar süresi başvurudan başvuruya değişebildiği için güncel bekleme süreleri hakkında en doğru bilgiyi başvuru sırasında merkez görevlisinden veya ilgili temsilciliğin resmi sayfasından almak gerekir.

Başvuru durumunu takip etmek

Dosyanız temsilcilikte incelenirken sürecinizi VFS Global'in başvuru takip sayfasından izleyebilirsiniz. Alındı belgenizdeki referans numarasını girerek dosyanızın hangi aşamada olduğunu, temsilciliğe ulaşıp ulaşmadığını ve karar verilip verilmediğini görebilirsiniz.

Bu takip ekranı, pasaportunuzun ne zaman kargoya verildiğini veya merkezde teslim almaya hazır hale geldiğini de gösterir. Karar açıklandıktan sonra durumu düzenli kontrol etmeniz, teslim almak için gereksiz yere merkeze gitmenizin önüne geçer.

Pasaportu geri almak

Karar verildikten sonra pasaportunuz merkeze geri gönderilir. Buradan itibaren iki seçeneğiniz vardır: pasaportu şahsen merkezden teslim almak veya yetkilendirdiğiniz bir kişi aracılığıyla aldırmak, ya da kayıt sırasında talep ettiğiniz kurye hizmetiyle adresinize gönderilmesini sağlamak. Kurye seçeneğini kullandıysanız gönderinin barkod numarasını merkezin size ilettiği kanal üzerinden takip edebilirsiniz.

Vize onaylandıysa etiket doğrudan pasaportunuza yapıştırılmış olarak size ulaşır, bu yüzden pasaportu teslim aldığınızda etiketteki tarihleri ve giriş sayısını kontrol etmeniz önerilir. Başvurunuz reddedildiyse pasaportunuzla birlikte ret gerekçesini içeren yazılı bir bildirim de teslim edilir.

Pasaportunuzu bir başkasının teslim alması için o kişinin kimliğiyle birlikte size ait bir yetki belgesi getirmesi gerekir. Bu belgenin biçimi merkezden merkeze küçük farklar gösterebilir, bu yüzden randevu almadan önce hangi belgenin isteneceğini merkezin kendi sayfasından teyit etmenizi öneririz. Aile üyeleri birlikte başvurmuşsa her bir pasaport ayrı ayrı işlenir ve karar tarihleri farklı çıkabilir, bu durumda bir kişinin pasaportu hazır olsa bile diğerlerinin süreci sürebilir.

Sık sorulan sorular

VisaOnWeb formunu doldurmadan VFS Global'e randevu alabilir miyim?

Randevu almak için form şart değildir ancak merkeze gittiğinizde imzalı ve barkodlu VisaOnWeb çıktısı olmadan dosyanız kabul edilmez. Formu randevu tarihinden önce doldurup çıktısını almanız sürecin merkezde uzamasını önler.

Biyometrim daha önce alınmışsa yeniden mi vermem gerekir?

Son beş yıl içinde herhangi bir Schengen ülkesine parmak izi vererek başvuru yaptıysanız merkez bu veriyi sorgulayabilir. Beş yıllık süre dolmuşsa veya sistemde kayıt bulunmuyorsa biyometri yeniden alınır.

Pasaportumu merkeze gitmeden alabilir miyim?

Evet, dosya teslimi sırasında kurye hizmetini talep ettiyseniz pasaportunuz karar sonrasında adresinize gönderilir ve gönderiyi VFS Global'in takip sistemi üzerinden izleyebilirsiniz. Aksi halde pasaportu şahsen ya da yetkilendirdiğiniz bir kişi aracılığıyla merkezden alabilirsiniz.

Başvurum reddedilirse pasaportum ne zaman elime geçer?

Ret kararı da onay kararıyla aynı süreçte işler, temsilcilik kararını verdikten sonra pasaportunuz gerekçe yazısıyla birlikte merkez üzerinden size ulaştırılır. Ayrı bir bekleme süreci yoktur.

Belçika vize formunu Türkçe doldurabilir miyim?

Hayır, VisaOnWeb formu yalnızca İngilizce, Fransızca, Almanca veya Flamanca dillerinden biriyle doldurulabilir. Başka bir dilde hazırlanan formlar merkez tarafından kabul edilmez.

Randevu onayımı yanımda getirmezsem merkeze girebilir miyim?

Hayır, VFS Global merkezine giriş için randevu onayının ibrazı zorunludur. Onay e-postasını yazdırarak ya da telefonunuzda görüntüleyerek yanınızda bulundurmanız, kapıda yaşanacak gecikmeleri önler.

Bu adımların her birinde dosyanızın eksiksiz ve tutarlı olması, sürecin merkezde veya temsilcilikte takılmadan ilerlemesini sağlar. Dosyanızı göndermeden önce ekibimizle bir ön değerlendirme yapmak isterseniz WhatsApp üzerinden bize ulaşabilir veya ön değerlendirme formunu doldurabilirsiniz, bu görüşme sizi bağlamaz.