Polonya vize başvurusu iki ayrı aşamada ilerler: önce Polonya Dışişleri Bakanlığı'nın e-Konsulat sistemi üzerinden başvuru formunu doldurup randevu almanız, ardından belirlenen tarihte Vize Başvuru Merkezine bizzat giderek belgelerinizi ve biyometrik verilerinizi teslim etmeniz gerekir. Aşağıda bu iki aşamanın nasıl işlediğini, merkezde sizi nelerin beklediğini ve pasaportunuzu nasıl geri aldığınızı anlatıyoruz.

Vize türleri, harç kalemleri ve evrak listesi gibi konulara burada girmiyoruz, bunları Polonya Vizesi kategorisindeki diğer yazılarımızda ayrı ayrı ele alıyoruz. Bu yazının odağı yalnızca formu doldurduktan sonra sizi bekleyen fiziksel süreç.

Formu e-Konsulat sistemi üzerinden doldurmak

Polonya, diğer birçok Schengen ülkesinden farklı olarak başvuru formunu kendi resmi platformu olan e-Konsulat üzerinden topluyor. Sisteme kaydolduktan sonra kimlik bilgilerinizi, seyahat planınızı, konaklama adresinizi ve seyahat masraflarını kimin karşılayacağını içeren alanları dolduruyorsunuz. Form bir oturumda tamamlanmak üzere tasarlandığı için ekranda geçen süre sınırlıdır, bu yüzden istenen bilgileri önceden hazırlayıp elinizin altında bulundurmanız işi hızlandırır.

Formu tamamladığınızda sistem size bir PDF çıktısı veriyor. Bu çıktıyı yazdırıp imzalamanız gerekiyor. Randevu gününde çıktıda küçük bir hata fark ederseniz formu baştan doldurmanıza gerek yok, hatayı elle düzeltip yanına imza atmanız yeterli oluyor. Form doldurma aşamasında hangi seyahat amacı kutucuğunu işaretlediğiniz sonraki adımlarda kullanılacak evrak setini belirlediği için bu kısmı aceleye getirmemek önemlidir.

On sekiz yaşından küçük bir başvuru sahibi için formu veli ya da yasal vasi imzalıyor. Ebeveynlerden yalnızca biri çocukla birlikte seyahat ediyorsa ya da çocuk tek başına seyahat ediyorsa diğer ebeveynin ya da vasinin onayının da forma eklenmesi gerekiyor. Bu onay ayrı bir belge olarak değil, formun imza kısmında beyan edilen bir bilgi olarak işliyor, dolayısıyla formu doldururken aile durumunuzu doğru şekilde belirtmeniz sonraki adımları kolaylaştırıyor.

Formu kendiniz doldururken tereddüt ettiğiniz alanlar olursa form doldurma hizmetimiz üzerinden formun beyanlarınızla ve dosyanızla tutarlı biçimde doldurulmasını sağlayabiliriz.

Vize Başvuru Merkezine kişisel başvuru

Formu doldurmak randevu almak anlamına gelmiyor, bu iki işlem ayrı sistemlerde yürütülüyor. Polonya konsolosluğu adına başvuruları Türkiye'de VFS Global işletiyor, randevu VFS Global'in kendi randevu sayfası üzerinden alınıyor. Randevunuzu aldıktan sonra elinizde hem e-Konsulat çıktısı hem de randevu onayı bulunuyor.

Merkeze girdiğinizde önce bir sıra numarası alıyorsunuz, ardından işlemler gişeden gişeye ilerliyor. İlk gişede imzalı form, pasaportunuz ve seyahat amacınıza göre hazırladığınız belgeler görevliye teslim ediliyor. Görevli belgelerinizin eksik olup olmadığını ilk bakışta kontrol ediyor, eksik bir kalem varsa başvurunuzu o gün için kabul etmeyebiliyor. Bu yüzden merkeze gitmeden önce formda beyan ettiğiniz her bilginin karşılığında bir belge olduğundan emin olmak gerekiyor. Belgeleriniz kabul edildikten sonra harç ve hizmet bedeli ödemesi bir sonraki gişede tamamlanıyor, bu ödemenin nakit olarak alındığı merkezler bulunuyor; güncel ödeme yöntemi ve tutarlar için VFS Global'in resmi sayfasını kontrol etmenizi öneririz.

Reşit olmayan bir başvuru sahibi merkeze geldiğinde formu imzalayan veli ya da vasinin de yanında bulunması ve işlemler boyunca çocuğa eşlik etmesi gerekiyor. Yetişkin başvuru sahipleri için ise işlem alanına genellikle yalnızca başvuru sahibinin kendisi alınıyor, refakatçi masaya kadar giremiyor.

Tüm gişe işlemleri tamamlandığında size bir teslim alındı belgesi ve dosyanızı daha sonra takip etmenizde kullanacağınız bir referans numarası veriliyor. Başvurunuz kabul edildikten sonra dosyanız incelenmek üzere konsolosluğa iletiliyor. Yani merkezde yaptığınız işlem karar değil, dosyanın toplanıp doğru merciye ulaştırılması.

Biyometri işlemi nasıl işliyor

Merkeze gittiğinizde başvuru türünüze göre değişen bir biyometri adımı sizi bekliyor. Kısa süreli Schengen vizesi başvurusunda önce canlı bir fotoğrafınız çekiliyor, ardından on parmağınız aynı anda dijital tarayıcıya yerleştirilerek taranıyor. Uzun süreli ulusal vize başvurusunda ise yalnızca fotoğraf çekiliyor, parmak izi istenmiyor.

On iki yaşından küçük çocuklar parmak izi vermekten muaf tutuluyor, ancak fotoğrafları yine de çekiliyor. Daha önceki bir Schengen başvurunuzda parmak izleriniz alınmışsa ve bu süre belirli bir aralığı, yaklaşık beş yılı aşmamışsa merkez sisteminde kayıtlı veriyi tekrar kullanabiliyor; bu durumda yeniden parmak izi alınmayabiliyor, fotoğraf ise genellikle her başvuruda yeniden çekiliyor. Biyometri fiziksel bir işlem olduğu için başvuru sahibinin bu adımda bizzat merkezde bulunması gerekiyor, vekil ya da yakın aracılığıyla tamamlanamıyor.

Pasaportun teslimi ve iade süreci

Başvurunuz merkezde kabul edildiğinde pasaportunuz da o gün orada bırakılıyor, çünkü karar için pasaporta vize etiketinin işlenmesi gerekiyor. Karar süresi boyunca pasaportunuz merkezde ya da konsoloslukta bekliyor, bu nedenle o dönem içinde başka bir seyahat planlamamanız gerekiyor.

Sonuç açıklandığında pasaportunuzu merkeze giderek şahsen teslim alabilirsiniz. Merkez, pasaportu adresinize kargoyla ulaştıran bir teslimat hizmeti de sunuyor, bu seçimi başvuru gününde işlem sırasında yapabiliyorsunuz. Başvuru sırasında size verilen referans numarasıyla dosyanızın hangi aşamada olduğunu online sistemden izleyebiliyorsunuz, bu size merkeze gitmeden önce pasaportunuzun hazır olup olmadığını kontrol etme imkânı veriyor. Reşit olmayan bir başvuru sahibinin pasaportunu da yine formu imzalayan veli ya da vasi teslim alıyor.

Başvuru sonrası takip ve sonucun öğrenilmesi

Genel Schengen kuralına göre başvurular, eksiksiz bir dosyanın teslim tarihinden itibaren on beş takvim günü içinde karara bağlanıyor. Dosyanız ek incelemeye alınırsa bu süre otuz güne, istisnai durumlarda daha da uzun bir süreye çıkabiliyor. Süre uzadığında merkez ya da konsolosluk sizi genellikle bilgilendirmiyor, bu yüzden takip numaranızla düzenli kontrol yapmanız faydalı oluyor.

Karar ne olursa olsun pasaportunuz size iade ediliyor. Vize etiketi doğrudan pasaportunuzun içine yapıştırılmış oluyor, dolayısıyla pasaportunuzu elinize aldığınızda sonucu ayrıca sormanıza gerek kalmadan görebiliyorsunuz. Son sözü her zaman konsolosluk söylüyor, merkezdeki hiçbir görevli size süreç sırasında sonuç hakkında bilgi veremiyor.

Kurallar ve uygulama detayları zaman içinde değişebildiği için başvurunuzu yapmadan hemen önce güncel talimatları VFS Global'in ve Polonya konsolosluğunun resmi sayfalarından teyit etmenizi öneririz. Polonya vizesi sayfamızda bu sürecin genel çerçevesini, Polonya Vizesi kategorisindeki diğer yazılarımızda ise randevu ve evrak gibi konuları ayrı ayrı ele alıyoruz. Polonya turistik seyahatleri Schengen kapsamına girdiği için Schengen turistik vize sayfamız da genel süreci anlamanıza yardımcı olabilir.

Sık sorulan sorular

Randevu gününde yanımda hangi belgeleri fiziksel olarak götürmeliyim?

İmzalı e-Konsulat form çıktınızı, pasaportunuzu ve seyahat amacınıza göre hazırladığınız belgelerin asıllarını yanınızda bulundurmanız gerekiyor. Hangi belgelerin isteneceği seyahat amacınıza göre değiştiği için bunu form doldurma aşamasında netleştirmeniz işinizi kolaylaştırır.

Formu e-Konsulat sisteminde doldururken küçük bir hata yaparsam ne olur?

Formu baştan doldurmanıza gerek kalmıyor. Randevu gününde çıktı üzerinde hatayı elle düzeltip yanına imza atmanız yeterli oluyor, merkez görevlisi bu düzeltmeyi kabul ediyor.

Pasaportumu ne zaman ve nasıl geri alırım?

Kararın açıklanmasının ardından pasaportunuzu merkezden şahsen teslim alabilir ya da merkezin kargo seçeneğini kullanabilirsiniz. Takip numaranızla dosyanızın durumunu önceden kontrol edebilirsiniz.

Biyometrik verilerim daha önce alınmışsa tekrar mı vermem gerekiyor?

Yakın zamandaki bir Schengen başvurunuzda parmak izleriniz alınmış ve süresi geçmemişse merkez kayıtlı veriyi kullanabiliyor. Bu durumda yeniden parmak izi alınmayabiliyor, ancak fotoğraf genellikle her başvuruda tekrar çekiliyor.

Reşit olmayan biriyle başvuru yaparken kim imza atmalı ve merkeze kim eşlik etmeli?

Formu veli ya da yasal vasi imzalıyor, çocuk yalnızca tek ebeveynle ya da tek başına seyahat ediyorsa diğer ebeveynin onayının da forma yansıtılması gerekiyor. Merkeze gidildiğinde formu imzalayan yetişkinin işlemler boyunca çocuğa eşlik etmesi ve pasaportu da yine bu kişinin teslim alması gerekiyor.

Dosyanızı e-Konsulat formundan pasaportun tesliminine kadar adım adım yönetmemizi isterseniz WhatsApp üzerinden bize ulaşabilir ya da ön değerlendirme formunu doldurabilirsiniz.